Jak zorganizować fajny piknik rodzinny?

1. Co wiemy?

Weź kartkę papieru i postaraj się odpowiedzieć na następujące pytania:

czy znasz lokalizację eventu,
ilu gości możesz się spodziewać,
czy będą tylko pracownicy, czy również kontrahenci,
jak długo będzie trwał event,
czy będzie podział na część oficjalną i luźną,
czy ktoś będzie odznaczony, uhonorowany czymś za coś,
czy szef ma jakieś preferencje, może coś już chodzi mu po głowie,
może masz wolną rękę i cały świat eventu stoi przed Tobą otwarty,
czy dysponujesz jakimiś zasobami (infrastruktura, sprawdzeni dostawcy np. cateringu)
najważniejsze – czy znasz budżet?

Jeżeli udało ci się odpowiedzieć na więcej niż jedno pytanie to nie jest tak źle. W kolejnych krokach zweryfikujemy Twoje przeczucia i poukładamy to co teraz może wydawać się chaosem.

2. Lokalizacja eventu

Przygotowania do organizacji wydarzenia powinniśmy zacząć od wyznaczenia odpowiedniego miejsca. Opcje są dwie: teren firmy lub gdzieś na mieście. W pierwszym przypadku na pewno łatwiej będzie Ci się poruszać. Znasz to miejsce i wiesz co w trawie piszczy. Event na terenie firmy to też świetna okazja aby przedstawić to miejsce pracownikom w nowym świetle. Dzięki dobrym wspomnieniom z eventu pracownicy będą też fajnie kojarzyć teren firmy. Organizacja eventu na własnym terenie zazwyczaj jest tańsza niż na wynajętym obiekcie.
Jeżeli na terenie Twojej firmy nie ma wystarczającej ilości miejsca warto rozważyć lokalizację poza firmą. Jak znaleźć odpowiednie miejsce? My najpierw zadzwonilibyśmy do centrum kultury i sportu. Jednostki miejskie mają zasoby, które chętnie udostępnią. Mogą to być parki, obiekty rekreacyjne czy sportowe. Możesz rozważyć wynajem któregoś z obiektów zamkniętych takich jak hala sportowa czy centrum konferencyjne. Postaraj się znaleźć atrakcyjną i ciekawą lokalizację, która zaskoczy gości. Narzędziem, które pomoże ci w znalezieniu lokalizacji będzie GoogleMaps. Jeżeli wybierzesz lokalizację poza miastem rozważ zorganizowanie transportu autokarami. Dzięki temu pracownicy poczują się docenieni.

3. Data

Pikniki rodzinne zazwyczaj organizuje się od maja do października, z wyłączeniem wakacji. Warto aby na evencie był komplet pracowników dlatego z góry wykluczamy sezon urlopowy. Jeżeli za jakiś powodów event będzie organizowany w okresie o chłodniejszej pogodzie zadbaj o odpowiednią lokalizację zamkniętą lub zabezpiecz lokalizacje otwartą (np. poprzez wybudowanie miasteczka namiotowego).

4. Ilość gości

Jeżeli na Twoim evencie oprócz pracowników będą również osoby zaproszone przez właściciela firmy poproś o wstępną listę gości. Przygotuj zaproszenia i wyślij je jak najszybciej. Wyznacz datę i czekaj spokojnie na potwierdzenie obecności. W przypadku pracowników jest łatwiej. W tym przypadku nieoceniona będzie pomoc działu HR/kadr. Dysponuje on najbardziej aktualną ilością pracowników. Na tym etapie potrzebujesz tylko cyfrę i jej zdobycie to kwestia jednego e-maila. Zaproś kierowników działów na krótkie spotkanie podczas, którego opowiesz o evencie oraz poprosisz o zaproszenie pracowników. Takie rozwiązanie jest mega pozytywne i pracownicy na pewno to docenią. Kierownicy przygotują dla Ciebie listę pracowników oraz osób towarzyszących, które będą na 100% na evencie.
Jeżeli nie masz czasu na spotkanie możesz załatwić temat e-mailem, ale wtedy jest szansa że ktoś coś pomiesza, zwłaszcza jeżeli event jest organizowany w firmie po raz pierwszy.

5. Czas trwania eventu

Pikniki rodzinne trwają zazwyczaj ok 6h. Odbywają się popołudniu w przedziale godzinowym 12:00 – 22:00. Ten punkt jest bardzo uzależniony od scenariusza eventu.

6. Czy będzie część oficjalna?

Praktycznie na każdym evencie odbywa się część oficjalna. Trwa ok 5 min i sprowadza się do przywitania pracowników przez Prezesa. Czasami jest dłuższa i wiąże się np. z otwarciem nowej linii produkcyjnej, obiektu lub stanowi podsumowanie działalności. Pamiętaj organizujemy piknik rodzinny, a nie sprawozdanie pracy zarządu. Czasami trzeba hamować zapędy szefów. Bardzo miłym akcentem jest uhonorowanie pracowników np. za bezpieczną pracę, staż, innowacje itd. Piszemy o tym w tym punkcie, ale nie oznacza to że musi się to odbyć w części oficjalnej. Pamiętaj to ty tworzysz scenariusz i możesz umieścić ten punkt w dowolnym momencie.

7. Preferencje szefa

Przygotowując koncepcję eventu zapytaj szefa czy jest coś co szczególnie chciałby zaakcentować czy też wykorzystać podczas eventu. Może być coś o czym nie wiesz i tylko szef ma to w głowie. Pamiętaj też, że Twój przełożony bywa na eventach w innych firmach i zapewne ma kilka pomysłów, które chętnie chciałby zrealizować na swoim evencie np. osoba konferansjera, atrakcja, konkurs lub pokaz.

8. Scenariusz

Każdy scenariusz ma dwa pewne punkty: rozpoczęcie i zakończenie. Cała reszta zależy od Ciebie. W dobrym scenariuszu powinny znaleźć się konkursy, część artystyczna, działania aktywizujące pracowników do wspólnej zabawy. Rozpisz event w punktach co 30 min. Postaraj się wypełnić każdą komórkę. Ale nie rób nic na siłę. Dlaczego? Warto żebyś przeprowadził małe badania – zaproś kilka osób i opowiedz im o evencie. Zaprezentuj scenariusz i poproś o opinię. Możesz pójść dalej i jeżeli masz tylko taka możliwość możesz zorganizować konkurs na temat eventu lub przeprowadzić ankietę na max liczbie osób. Zobaczysz pomysły pojawią się same.

9. Wynajem sprzętu

Nie wszystko jesteś w stanie sam ogarnąć dlatego też warto nawiązać współpracę z firmą, która dostarczy ci wszystkie potrzebne do organizacji eventu urządzenia, konstrukcje i atrakcje. Zaoszczędzi ci to bardzo dużo czasu i emocji. Orzesz zlecić wszystko od wydrukowania zaproszeń, przez obsługę i powitanie gości aż po budowę sceny i catering. Ilość i różnorodność atrakcji dostępna na rynku pozwoli Ci zrealizować praktycznie każdy temat eventu. Nie wierzysz ??? Sprawdź.

10. Promocja wydarzenia

Przygotuj zaproszenia, rozwieś plakaty, wyślij mailing i osobiście zaproś jak największą liczbę osób. Zaraź swoich kolegów entuzjazmem i jeszcze przed eventem twórz magię wydarzenia.
Podsumowanie
Jak widzisz nie taki wilk straszny jak go malują. Eventy to radość kreacji i tworzenia. Zobaczysz, że włożony trud i pracę wynagrodzą Ci setki uśmiechniętych twarzy i gratulacje od kolegów. My już nie możemy się doczekać twojego eventu. Chcemy ułatwić ci pracę dlatego bardzo chętnie prześlemy ci matrycę tworzenia eventu. Wystarczy, że zapiszesz się do naszego newslettera a w pierwszym mailu otrzymasz prostą do uzupełnienia tabelę, która w prosty sposób poukłada ci wszystkie kroki działania.
A po evencie zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do kolejnego wydarzenia.
Może tym razem dzień bezpieczeństwa.